A gestão de documentos pode ser definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal 8.159/1991).
Desta forma a organização soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como:
- Deterioração, duplicidade e extravio de documentos;
- Falta de espaço;
- Dificuldade no acesso e na localização da informação;
- Controle manual de fluxo; e
- Falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.
Os instrumentos de Gestão Documental utilizados pelo Município de Londrina são: Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Manual de Gestão Documental.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é o instrumento de Gestão de Documentos que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação, relacionando-os à sua função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação.
O Plano de Classificação de Documentos do Município de Londrina
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento de gestão arquivística que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, define prazos para sua guarda temporária e regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais, etc.
É um importante instrumento de gestão documental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão ou entidade no exercício de suas atividades, possibilitando a preservação dos documentos que possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança e dentro da legalidade documentos públicos que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração ou à memória institucional.
Na tabela de temporalidade é onde se determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (nas unidades, em uso), quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial) e por quanto tempo devem ali permanecer. Após estes prazos, estabelecem os critérios para a migração de suporte (microfilme, informático, etc.) e/ou para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente, seja na sua totalidade ou por amostragem.
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - PML
Manual de Gestão Documental
O Manual de Gestão Documental do Município faz parte de uma política arquivística da administração municipal e objetiva oferecer informações básicas e práticas sobre organização de arquivos, para facilitar a rotina das unidades administrativas do executivo municipal.
Busca-se desta maneira, apresentar conceitos e técnicas para uma melhor gestão dos arquivos correntes e intermediários, incluindo instrumentos arquivísticos como: plano de classificação de documentos, tabela de temporalidade e destinação de documentos e outras rotinas de arquivamento considerando os devidos cuidados com a documentação.
Manual de Gestão Documental - PML
Anexo I – Plano de Classificação de Documentos
Anexo II – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
Anexo III – POP Manutenção de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
Anexo VI – POP Transferência de documentos
Anexo VII – POP Controle de Empréstimo
Anexo VIII – POP Consulta de Documentos
Anexo IX – POP Eliminação de Documentos
Anexo X - POP Digitalização de Documentos
