Glossário de Termos Arquivísticos
Acondicionamento |
Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. |
Amostragem |
Subconjunto documental representativo do todo, após análise da CADS. |
Armazenamento |
Guarda de documentos em depósitos. |
Arquivamento |
Ato de organizar, registrar, acondicionar e armazenar em espaço apropriado os documentos acumulados no decurso das atividades da instituição, de modo a conservar e preservar as informações. |
Arquivo |
Conjunto de documentos, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Município de Londrina, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
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Arquivo corrente |
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. |
Arquivo digital |
Arquivos em suporte eletrônico, acessíveis através de computadores, tablets, smartphones etc. |
Arquivo intermediário |
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, aguardam os prazos prescricionais ou precaucionais. |
Arquivo municipal |
Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito. |
Arquivo permanente |
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico, jurídico ou contábil. |
Arquivo público |
Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Entidade integrante da administração pública. |
Assinatura digital |
Assinatura em meio eletrônico, que permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. |
Assinatura eletrônica |
Semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura eletrônica deve ter: comprovação da integridade do documento assinado, identificação e autenticação do autor da assinatura e registro da assinatura. |
Atividade-fim |
Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. |
Atividade-meio |
Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. |
Avaliação |
Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos. |
Backup |
Cópia de segurança em arquivos em meio eletrônico. |
Certificado digital |
Documento eletrônico que tem a função de assinar documentos, identificando,com segurança que o documento sofreu ou não alteração. |
Ciclo vital dos documentos |
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação. |
Classificação |
Organização dos documentos de um arquivo de acordo com um plano de classificação. |
Código de classificação |
Sequência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e séries documentais, derivado de um plano de classificação. |
Conservação |
Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos. |
Consulta |
Busca direta ou indireta de informações. |
Correspondência eletrônica (e-mail) |
Documento arquivístico, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, que se constituem em fontes de prova dessas atividades. |
Datas-limite |
Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição. |
Derivadas de acesso |
Representação digital da imagem física com baixa resolução, afim de facilitar o acesso ao usuário (visualização em tela, impressão, download ou cópia) e diminuir espaços de armazenamento. Recomenda-se apresentar nos formatos PNG, JPG ou PDF. |
Descarte |
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. |
Descrição |
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. |
Destinação |
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para a guarda permanente ou eliminação. |
Digitalização |
Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, para fins de consulta. |
Documento |
Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar. |
Documento arquivístico convencional |
Documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital, como documentos registrados em papel, pergaminho, película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros. |
Documento arquivístico digital |
Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. |
Documento arquivístico eletrônico |
Documento arquivístico codificado em forma analógica ou dígitos binários capaz de alcançar efeitos jurídico ou comprobatórios e, que precisam de equipamentos eletrônicos para serem acessados. |
Documento ostensivo |
Documento sem qualquer restrição de acesso. |
Documento público |
Documento emanado do poder público, pertencente ao poder público e/ou de arquivo público. |
Documento reservado |
Documento cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral. |
Documento sigiloso |
Documento que pela natureza de seu conteúdo requer medidas especiais de acesso. |
Documento sonoro |
Documento com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas (cassete). |
Documento textual |
Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos. |
Documento transmitido eletronicamente |
Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido, e o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. |
Dossiê |
Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica. |
DPI |
Dots Per Inch ou Pontos por Polegadas. Representa o número de pontos que podem ser encontrados em uma polegada de uma determinada imagem. É comum pessoas se referirem ao DPI como resolução da imagem. |
Eliminação de documentos |
Procedimento de destruição de documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade. |
Empréstimo |
Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição. |
Espécie documental |
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. |
Etiqueta |
Rótulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invólucro, contendo informações que permitem a sua identificação. |
Fase corrente ou primeira idade |
Documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/acumulador, possuem valor primário. |
Fase intermediária ou segunda idade |
Os documentos são de uso eventual pela unidade que os produziu, devendo aguardar os prazos prescricionais ou precaucionais. |
Fase permanente ou terceira idade |
Documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de guarda no Arquivo Corrente e Intermediário, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos ao Arquivo Público, em sua totalidade, para guarda definitiva, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. |
Formato de arquivo |
Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. |
Formato de arquivo aberto |
Quando as especificações são públicas (ex.: .XML, .HTML, .ODF, .RTF, .TXT e .PNG) |
Formato de arquivo fechado |
Quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (ex.: .DOC, XLS, PPT etc.) |
Formato de arquivo padronizado |
Quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .XML, .PDF/A) |
Formato de arquivo proprietário |
Quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: .PDF, .JPEG, .DOC e .GIF) |
Função |
Corresponde ao conjunto das atividades exercidas pelos setores para a consecução de seus objetivos. Podem ser diretas ou essenciais (funções finalísticas) e indiretas ou auxiliares (funções dministrativas). Cada função está acompanhada do seu respectivo código numérico. |
Fundo |
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. |
Gestão de documentos |
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. |
Grupo funcional |
Corresponde as macrofunções desenvolvidas pelo Município. |
Guarda permanente |
Conjunto de documentos cujas as informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade, devendo ser preservados em caráter definitivo, em função de seu valor. |
Guia |
Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. |
Guia fora |
Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária. |
Higienização |
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos. |
Informação |
Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento. |
Integridade do documento |
Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada. |
Jaqueta |
Invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem microformas. |
Matriz digital |
Representação digital da imagem física com alta resolução. Podem ser nos formatos TIFF, PNG ou JPG/JPEG. |
Metro linear |
Unidade de medida de extensão dos arquivos. Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos documentos nas estantes. |
Microfilmagem |
Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. |
Microfilme |
Resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas. |
OCR (Reconhecimento Ótico de Caractere) |
Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. |
Ordenação Alfabética |
Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto, onde o elemento a ser considerado é o nome a que se relaciona o documento. |
Ordenação Cronológica |
Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal, podendo ser associada a outro tipo de ordenação como alfabética ou numérica. |
Ordenação Geográfica |
Disposição de acordo com as unidades territoriais. |
Ordenação Numérica |
Disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos, onde o elemento a ser considerado é o número a que se relaciona o documento. Depende de um índice auxiliar para busca de dados. |
Ordenação Temática |
Disposição de acordo com temas ou assuntos, mas depende de análise prévia conforme as atividades institucionais, para que seja possível a vinculação com o assunto relacionado. |
Páginas de um “website” |
Documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades. |
PDF (Formato de Documento Portátil) |
Formato de arquivo desenvolvido para visualizar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los. |
Prazo de precaução |
Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de elimina-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente. |
Prazo de prescrição |
Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. |
Preservação |
Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos. Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. |
Processo documental |
Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto de material indivisível. |
Prontuário |
Dossiê cujo objeto é uma pessoa física. Pode ser funcional, médico ou policial. |
Recolhimento |
Quando um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente, com as competências formalmente estabelecidas. |
Requerimento |
Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade pública e que está baseado em atos legais ou em jurisprudência. |
Restauração |
Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. |
Restrição ao acesso |
Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza do conteúdo. |
Série documental |
Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados, resultante do exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução. |
Subfunção |
É a subdivisão das macro funções Municipais em um plano de classificação de documentos. |
Subgrupo Funcional |
É a subdivisão do grupo em um plano de classificação de documentos. |
Suporte |
Material ou base física sobre a qual a informação é registrada. |
Tipo documental |
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais: atestado de frequência de pessoal, atestado de saúde ocupacional, alvará de licença para construção, alvará de habite-se. |
Usuário |
Pessoa física ou jurídica que consulta os arquivos. Também pode ser chamada de consulente, de leitor ou de pesquisador. |
Utilização |
Etapa relacionada ao uso e tramitação dos documentos inclui atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como elaboração de normas de acesso à documentação e planos de classificação padronizados para a instituição. |
Vigência |
Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção. |