Gestão Pública

Gestão de informações e arquivo público

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Arquivo Público do Município de Londrina é a unidade administrativa responsável pela gestão, guarda, preservação e acesso dos documentos produzidos ou recebidos pelo poder executivo municipal. Foi criado em 1999, por meio de um projeto de parceria entre a Prefeitura Municipal de Londrina e a Universidade Estadual de Londrina (UEL), que culminou na promulgação da Lei 8.024 de 27 de dezembro de 1999.

No Arquivo Público encontram-se documentos manuscritos, datilografados, impressos, mapas, plantas, perfis, fotografias, projetos arquitetônicos, cartazes e microfilmes.

Desta maneira, o Arquivo Público fornece apoio às decisões governamentais de caráter político-administrativo, bem como propicia ao cidadão o acesso a documentos públicos, fomentando a produção de conhecimento científico e cultural.

Histórico do Arquivo Público de Londrina

Em 1999, devido a um grande volume de documentos em papel acumulado pela Prefeitura, iniciaram-se os estudos envolvendo a área de Tecnologia da Informação e Sistemas e Métodos, em prol de uma visão sistêmica sobre o arquivo. Com a necessidade de aquisição de conhecimento desde a produção do documento e até o seu arquivamento, a equipe buscou auxílio acadêmico na Universidade Estadual de Londrina (UEL) para instruções de procedimentos.

Sendo assim, firmou-se uma parceria entre a Prefeitura Municipal de Londrina e a UEL, com a contratação de uma profissional que atuava na área de arquivos para desenvolver os trabalhos de criação de uma estrutura organizacional para Arquivo Público Municipal, que foi oficializada pela Lei Municipal n° 8.024 de 1999.

Após a criação desta estrutura, foi necessário conscientizar os usuários internos da Prefeitura, sobre a importância do arquivo e dos tratos com o documento desde a sua origem.

Na sequência foram criadas Tabelas de Temporalidade Documental (TTD) parciais para algumas secretarias e unidades que foram devidamente aprovadas e publicadas, propiciando sua aplicação.

Aliado a isso, diversas ações foram estabelecidas de forma contínua e reforçadas no início de cada gestão administrativa, tais como a divulgação de mensagens na intranet, participação em eventos e produção de peças publicitárias (folders, canecas etc.).

Em novembro de 2016, a Prefeitura de Londrina contratou uma empresa de consultoria para fomentar a gestão documental e a modernização do Arquivo Público Municipal. Os serviços incluíram a capacitação de servidores, o diagnóstico das tipologias documentais, bem como a elaboração de plano de classificação, tabela de temporalidade e manual de gestão de documentos.

Algumas iniciativas do Arquivo Público de Londrina

Diário do arquivo

Com o ensejo de poder auxiliar e ampliar os conhecimentos dos usuários do Arquivo nas práticas arquivísticas os servidores do Arquivo Público de Londrina criaram um folheto identificado como o Diário do Arquivo, que serve como meio de comunicação para mostrar de maneira clara, objetiva e de fácil compreensão os assuntos relacionados ao arquivo.

Esse folheto é bastante didático, pois pode ser apresentado, ora em formato de quadrinhos, ora em textos, abordando diversos temas com dados, orientações técnicas, informações, desenhos, imagens, frases que possibilitam rápidas leituras e muito aprendizado.

Há uma diversidade de temas, tais como: história de Arquivo, conservação de documentos, gestão documental e ainda relatos dos trabalhos em arquivo, frases para reflexão, informações referentes a arquivos tanto da nossa realidade, bem como exemplos de outros arquivos, sugestões e/ou críticas, interatividade sobre algum tema ou situação, dúvidas frequentes, glossário, referências bibliográficas, entre outros.

O nome atribuído a esse folheto como o Diário do Arquivo é porque se recomenda que ele seja visto diariamente e torna-se um meio de consulta necessária na busca de auxílio para os momentos de decisão, aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas e seja presença no dia-a-dia dos servidores como uma ferramenta de trabalho de grande valor.

Assim, esperamos estar sempre colaborando na prestação de serviço, na preservação do patrimônio documental e aproximando o Arquivo de seus usuários para juntos obtermos mais qualidade e eficácia no desenvolvimento dos trabalhos.

para acessar o diário clique aqui

Sustentabilidade Ambiental - Caneca de Porcelana

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Em outubro de 2012, os servidores do Arquivo Público por iniciativa própria, providenciaram a confecção de canecas de porcelana personalizadas para utilizar no seu dia-a-dia de trabalho. O objetivo da ação foi de minimizar o consumo de copos descartáveis e consequentemente contribuir para a sustentabilidade do meio ambiente. Segundo dados levantados pela pesquisadora Daniella Cambaúva e publicados no ano de 2013, o governo federal anualmente desperdiça 25 milhões copos plásticos, o que equivale a 1 milhão de reais.

Desta maneira, optou-se em darmos nossa tímida contribuição para o meio ambiente e para os cofres públicos.

Dia do Arquivista

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Todo ano em comemoração ao dia do Arquivista (20/10) o Arquivo Público publica mensagens de reflexão acerca da gestão de documentos aos servidores municipais, confira as últimas mensagens:

2018

"O Profissional de Arquivo dispensa toda a atenção e cuidado à preservação do Arquivo para que a história da sociedade não se perca.

E você cuida bem do patrimônio documental que produz?"

2017

"Quando você precisa de uma informação ou documento existe o profissional de arquivo que está pronto para lhe ajudar nesse momento!!"

2016

"Cidadão, arquivo, documentos, informação: todos têm como elo as atividades imprescindíveis do Profissional de Arquivo."

Arquivo Público de Londrina

Rua Milton Gavetti, 266 - Jd. Universitário - Londrina -Pr.

Atendimento de segunda a sexta-feira, das 08h00 às 14h00.

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Gestão de Licitações e Contratos

Glossário

Glossário de Termos Arquivísticos

Acondicionamento	Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.
Amostragem	Subconjunto documental representativo do todo, após análise da CADS.
Armazenamento	Guarda de documentos em depósitos.
Arquivamento	Ato de organizar, registrar, acondicionar e armazenar em espaço apropriado os documentos acumulados no decurso das atividades da instituição, de modo a conservar e preservar as informações.
Arquivo	Conjunto de documentos, produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Município de Londrina, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Arquivo corrente	Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Arquivo digital	Arquivos em suporte eletrônico, acessíveis através de computadores, tablets, smartphones etc.
Arquivo intermediário	Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, aguardam os prazos prescricionais ou precaucionais.
Arquivo municipal	Arquivo público mantido pela administração municipal, identificado como o principal agente da política arquivística nesse âmbito.
Arquivo permanente	Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico, jurídico ou contábil.
Arquivo público	Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. Entidade integrante da administração pública.
Assinatura digital	Assinatura em meio eletrônico, que permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
Assinatura eletrônica	Semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura eletrônica deve ter: comprovação da integridade do documento assinado, identificação e autenticação do autor da assinatura e registro da assinatura.
Atividade-fim	Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
Atividade-meio	Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição.
Avaliação	Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Backup	Cópia de segurança em arquivos em meio eletrônico.
Certificado digital	Documento eletrônico que tem a função de assinar documentos, identificando,com segurança que o documento sofreu ou não alteração.
Ciclo vital dos documentos	Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
Classificação	Organização dos documentos de um arquivo de acordo com um plano de classificação.
Código de classificação	Sequência numérica que identifica os grupos, subgrupos, funções, subfunções e séries documentais, derivado de um plano de classificação.
Conservação	Conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de documentos.
Consulta	Busca direta ou indireta de informações.
Correspondência eletrônica (e-mail)	Documento arquivístico, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, que se constituem em fontes de prova dessas atividades.
Datas-limite	Elemento de identificação cronológica, em que são indicados o início e o término do período de uma unidade de descrição.
Derivadas de acesso	Representação digital da imagem física com baixa resolução, afim de facilitar o acesso ao usuário (visualização em tela, impressão, download ou cópia) e diminuir espaços de armazenamento. Recomenda-se apresentar nos formatos PNG, JPG ou PDF.
Descarte	Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação.
Descrição	Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Destinação	Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para a guarda permanente ou eliminação.
Digitalização	Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner, para fins de consulta.
Documento	Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.
Documento arquivístico convencional	Documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital, como documentos registrados em papel, pergaminho, película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros.
Documento arquivístico digital	Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados.
Documento arquivístico eletrônico	Documento arquivístico codificado em forma analógica ou dígitos binários capaz de alcançar efeitos jurídico ou comprobatórios e, que precisam de equipamentos eletrônicos para serem acessados.
Documento ostensivo	Documento sem qualquer restrição de acesso.
Documento público	Documento emanado do poder público, pertencente ao poder público e/ou de arquivo público.
Documento reservado	Documento cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.
Documento sigiloso	Documento que pela natureza de seu conteúdo requer medidas especiais de acesso.
Documento sonoro	Documento com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos (CD) e fitas audiomagnéticas (cassete).
Documento textual	Gênero documental integrado por documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Documento transmitido eletronicamente	Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido, e o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia.
Dossiê	Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.
DPI	Dots Per Inch ou Pontos por Polegadas. Representa o número de pontos que podem ser encontrados em uma polegada de uma determinada imagem. É comum pessoas se referirem ao DPI como resolução da imagem.
Eliminação de documentos	Procedimento de destruição de documentos que, esgotadas as finalidades que determinaram sua produção, não apresentam interesse histórico-cultural para a administração ou para a sociedade.
Empréstimo	Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
Espécie documental	Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
Etiqueta	Rótulo afixado sobre as unidades de arquivamento e/ou seu invólucro, contendo informações que permitem a sua identificação.
Fase corrente ou primeira idade	Documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/acumulador, possuem valor primário.
Fase intermediária ou segunda idade	Os documentos são de uso eventual pela unidade que os produziu, devendo aguardar os prazos prescricionais ou precaucionais.
Fase permanente ou terceira idade	Documentos que, mesmo depois de esgotados os prazos de guarda no Arquivo Corrente e Intermediário, continuam apresentando valor informativo, probatório ou histórico-cultural. Esses documentos devem ser recolhidos ao Arquivo Público, em sua totalidade, para guarda definitiva, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Formato de arquivo	Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital.
Formato de arquivo aberto	Quando as especificações são públicas (ex.: .XML, .HTML, .ODF, .RTF, .TXT e .PNG)
Formato de arquivo fechado	Quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (ex.: .DOC, XLS, PPT etc.)
Formato de arquivo padronizado	Quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .XML, .PDF/A)
Formato de arquivo proprietário	Quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: .PDF, .JPEG, .DOC e .GIF)
Função	Corresponde ao conjunto das atividades exercidas pelos setores para a consecução de seus objetivos. Podem ser diretas ou essenciais (funções finalísticas) e indiretas ou auxiliares (funções dministrativas). Cada função está acompanhada do seu respectivo código numérico.
Fundo	Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
Gestão de documentos	Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Grupo funcional	Corresponde as macrofunções desenvolvidas pelo Município.
Guarda permanente	Conjunto de documentos cujas as informações são consideradas imprescindíveis ao órgão produtor e para a comunidade, devendo ser preservados em caráter definitivo, em função de seu valor.
Guia	Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos.
Guia fora	Indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária.
Higienização	Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.
Informação	Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento.
Integridade do documento	Estado dos documentos que se encontram completos e não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
Jaqueta	Invólucro de plástico ou material similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais se inserem microformas.
Matriz digital	Representação digital da imagem física com alta resolução. Podem ser nos formatos TIFF, PNG ou JPG/JPEG.
Metro linear	Unidade de medida de extensão dos arquivos. Unidade convencional de medida utilizada para determinar o espaço ocupado pelos documentos nas estantes.
Microfilmagem	Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
Microfilme	Resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas.
OCR (Reconhecimento Ótico de Caractere)	Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.
Ordenação Alfabética	Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto, onde o elemento a ser considerado é o nome a que se relaciona o documento.
Ordenação Cronológica	Disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal, podendo ser associada a outro tipo de ordenação como alfabética ou numérica.
Ordenação Geográfica	Disposição de acordo com as unidades territoriais.
Ordenação Numérica	Disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos, onde o elemento a ser considerado é o número a que se relaciona o documento. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.
Ordenação Temática	Disposição de acordo com temas ou assuntos, mas depende de análise prévia conforme as atividades institucionais, para que seja possível a vinculação com o assunto relacionado.
Páginas de um “website”	Documentos arquivísticos na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades.
PDF (Formato de Documento Portátil)	Formato de arquivo desenvolvido para visualizar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los.
Prazo de precaução	Intervalo de tempo durante o qual guarda-se o documento por precaução, antes de elimina-lo ou encaminhá-lo para guarda permanente.
Prazo de prescrição	Intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados.
Preservação	Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos. Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Processo documental	Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto de material indivisível.
Prontuário	Dossiê cujo objeto é uma pessoa física. Pode ser funcional, médico ou policial.
Recolhimento	Quando um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente, com as competências formalmente estabelecidas.
Requerimento	Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade pública e que está baseado em atos legais ou em jurisprudência.
Restauração	Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.
Restrição ao acesso	Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.
Série documental	Conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados, resultante do exercício da mesma função ou atividade, documentos estes que têm idêntico modo de produção, tramitação e resolução.
Subfunção	É a subdivisão das macro funções Municipais em um plano de classificação de documentos.
Subgrupo Funcional	É a subdivisão do grupo em um plano de classificação de documentos.
Suporte	Material ou base física sobre a qual a informação é registrada.
Tipo documental	Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais: atestado de frequência de pessoal, atestado de saúde ocupacional, alvará de licença para construção, alvará de habite-se.
Usuário	Pessoa física ou jurídica que consulta os arquivos. Também pode ser chamada de consulente, de leitor ou de pesquisador.
Utilização	Etapa relacionada ao uso e tramitação dos documentos inclui atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como elaboração de normas de acesso à documentação e planos de classificação padronizados para a instituição.
Vigência	Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.

Gestão Documental

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A gestão de documentos pode ser definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei Federal 8.159/1991).

Desta forma a organização soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, como:

Deterioração, duplicidade e extravio de documentos;
Falta de espaço;
Dificuldade no acesso e na localização da informação;
Controle manual de fluxo; e
Falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.

Os instrumentos de Gestão Documental utilizados pelo Município de Londrina são: Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e Manual de Gestão Documental.

plano classificacao

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é o instrumento de Gestão de Documentos que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação, relacionando-os à sua função, subfunção e atividade responsável por sua produção e acumulação.

O Plano de Classificação de Documentos do Município de Londrina

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento de gestão arquivística que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, define prazos para sua guarda temporária e regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais, etc.

É um importante instrumento de gestão documental que consolida o estudo dos valores de cada tipo documental produzido, recebido ou acumulado pelo órgão ou entidade no exercício de suas atividades, possibilitando a preservação dos documentos que possuam valor probatório, informativo ou histórico e que sejam considerados de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança e dentro da legalidade documentos públicos que sejam desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à Administração ou à memória institucional.

Na tabela de temporalidade é onde se determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (nas unidades, em uso), quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (setorial) e por quanto tempo devem ali permanecer. Após estes prazos, estabelecem os critérios para a migração de suporte (microfilme, informático, etc.) e/ou para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente, seja na sua totalidade ou por amostragem.

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - PML

gestao de documentos concei

Manual de Gestão Documental

O Manual de Gestão Documental do Município faz parte de uma política arquivística da administração municipal e objetiva oferecer informações básicas e práticas sobre organização de arquivos, para facilitar a rotina das unidades administrativas do executivo municipal.

Busca-se desta maneira, apresentar conceitos e técnicas para uma melhor gestão dos arquivos correntes e intermediários, incluindo instrumentos arquivísticos como: plano de classificação de documentos, tabela de temporalidade e destinação de documentos e outras rotinas de arquivamento considerando os devidos cuidados com a documentação.

Manual de Gestão Documental - PML

Anexo I – Plano de Classificação de Documentos

Anexo II – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Anexo III – POP Manutenção de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

Anexo VI – POP Transferência de documentos

Anexo VII – POP Controle de Empréstimo

Anexo VIII – POP Consulta de Documentos

Anexo IX – POP Eliminação de Documentos

Anexo X - POP Digitalização de Documentos