1º Recepção / Acolhimento: Nesta etapa ocorre o recebimento da manifestação pelo Ouvidor por meio de um dos canais de acesso. O registro pode ser on-line (sistema), telefone, Whatsapp, e-mail, presencial ou correspondência.

2º Análise da manifestação: É neste momento que o Ouvidor analisa todas as informações da manifestação, e sempre que houver a necessidade entra em contato com o(a) manifestante, por e-mail ou telefone, para solicitar mais dados.

3º Encaminhamento: Feita a análise da manifestação e considerado que a possui todos os dados necessários, é realizado o encaminhamento para a área competente, para ciência e emissão de resposta conclusiva.

4º Resposta: Etapa mais importante, pois consiste em dar a resposta adequada ao cidadão, de forma clara, objetiva e com qualidade.